Optimiser son emploi du temps - Episode 1

Le temps ! Invicible marcheur et éternel vainqueur de nos vies.
Stop au lyrisme !

Oui gérer son temps est capital surtout dans des activités d'indépendant ou pire dans des activités d'indépendant qui font cela en plus de leur CDI !!

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Dans ce premier épisode nous verrons 3 règles de bases à appliquer au quotidien

Règle 01 - Ne pas procrastiner tu devras !

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Une des règles essentielles à ne jamais bafouer. Simple à dire, dur de s'y tenir, tant les tentations sont nombreuses, jugez plutôt :

  • facebook
  • twitter
  • veille technique
  • jeux sur le téléphone
  • appeler ses amis au tél
  • etc.

Quand on se donne un objectif, on ne fait rien d'autre jusqu'à atteindre cet objectif, enfin avec quelques limites tout de même. On le verra plus tard.

Pourquoi ?

Tout simplement parce qu'à chaque distraction, à chaque interruption, votre cerveau aura besoin d'un peu de temps pour se replonger et se reconcentrer sur la tâche en cours.
Ce temps est définitivement perdu, le risque d'erreur augmente, l'idée géniale qui était apparue, vexée par votre manque d'attention, en a profité pour disparaitre... à jamais !

Comment ?

Je donnerai un peu plus loin des outils pour y arriver.

Pour résumer la règle #01 : stay focused, restes concentré !

Règle 02 - Séquencer sa journée, voire sa semaine !

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Oui je sais, cela à l'air fou comme ça, mais croyez moi, l'organisation et la priorisation, cela vous sauvera la vie à de nombreuses reprises.

Donc pour cela plusieurs étapes.

Personnellement j'utilise le Emergent Task Planner de David Seah à remplir tous les soirs pour la journée du lendemain.

C'est tout simple mais cela permet parmi toutes les choses que l'on a à faire de prioriser en fonction de critères habituels :

  • urgence
  • priorité
  • facilité

Cela permet aussi de ne pas oublier de réaliser des tâches que l'on aurait confié à son cerveau en toute confiance... jusqu'à celui-ci vous fasse comprendre qu'il n'est pas votre boniche !

Celui qui me dit que cela ne lui est jamais arrivé est un fieffé menteur ! :D

Pour en revenir à l'Emergent Task Planner, il comporte deux zones distinctes :

  • une zone de planification horaire sur la gauche de la feuille
  • une zone d'enregistrement par priorité de votre liste de tâches à effectuer sur la partie droite du document

L'idée est de chaque soir lister et prioriser ses tâches pour le lendemain.
La partie droite permettra d'en lister un certain nombre. Pensez bien à lister celles que vous devez absolument réaliser en tête de liste.
Ne soyez pas trop ambitieux, ajouter trop de tâches prioritaires vous démotivera et vous passserez à côtés de vos objectifs.
Par contre vous avez de la place pour ajouter tout les nouvelles tâches auxquelle vous penserez tout au long de la journée, et croyez moi encore une fois, il vaut mieux noter pendant que les idées sont présentes, sans quoi elles risquent de s'éclipser à jamais.

Pour résumer la règle #02 : connaître ses priorités du jour, s'organiser

Règle 03 - Il faut vous faire suivre...

Oui il faut vous faire suivre et pas par un psychologue - enfin c'est à vous de voir - non il faut suivre le temps consommé et décider quoi faire du temps qu'il vous reste.

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Pourquoi ?

Simplement pour évaluer le temps que vous passez sur les différentes et nombreuses tâches qui égayent votre journée ;-)
Parce que le temps c'est de l'argent, oui je sais c'est surfait de dire cela, mais cela n'en reste pas moins vrai.
Parce que c'est (très) important de savoir le temps passé sur une tâche, cela permettra d'avoir un étalon pour estimer cette tâche la prochaine fois. Cela peut permettre aussi de vérifier la différence entre l'estimation et la réalité !
Mais aussi car cela peut permettre de prendre des pauses...

Quoi des pauses quand on est indépendant et que les clients nous harcèlent au téléphone ?

Le harcèlement au téléphone, si tant est que cela est vraiment le cas, nous verrons cela dans un autre épisode.

Pour en revenir à nos pauses, elles sont essentielles et elles vont permettre à votre cerveau de se concentrer sur d'autres choses. Mais pendant ce temps là votre cerveau, en bon multi-tâche qu'il est, continue de réfléchir à la problèmatique sur laquelle vous travailliez. Ce petit moment de relachement que vous lui accordez et où vous n'avez plus trop besoin de neurones (le café, un babyfoot, une partie d'Angry Bird, etc), il le met à profit dans votre dos pour résoudre le problème que vous lui avez confié. Il ne peut pas s'en empêcher car sinon ce serait la honte pour lui !

Et BIM ! Quand vous finissez ta pause et que vous vous remettez à travailler, il vous livre un joli paquet cadeau dans lequel la solution à votre problème est trouvée ou bien avancée !

Alors merci qui pour la pause ???

Comment ?

Vous connaissez le système pomodoro ?

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Oui, alors vous savez ce qu'il vous reste à faire...
Sinon pour faire simple, le principe est de se programmer des plages de temps de travail où vous êtes concentré uni-que-ment sur la tâche à réaliser. Dis autrement, cela veut dire aucune distraction :

  • on ne réponds pas au téléphone
  • on ne va SURTOUT PAS sur Facebook
  • on ne papote pas avec le collègue d'à côté
  • on est comme Tom Hanks dans seul au monde et on se concentre

25 minutes de travail, 5 minutes de pause. Tous les quatre 'pomodori', une pause plus longue de 15 minutes par exemple.

Si vous voulez en savoir plus, l'ami Wikipédia donne des précisions supplémentaires :

La technique Pomodoro est une technique de planification développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses. Proches des concepts de cycles itératifs et des méthodes de développement agiles, utilisées dans le développement de logiciel, la méthode est utilisée pour la programmation en binôme. La méthode a pour principale idée que des pauses régulières favorisent l'agilité intellectuelle.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  • décider de la tâche à effectuer ;
  • régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  • travailler sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  • prendre une courte pause (5 minutes) ;
  • tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

https://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro

La pause peut être déclinée en une multitude de variantes :

  • pause technique obligatoire ;-)
  • pause clope
  • Email perso
  • jeux
  • Facebook
  • allez prendre l'air
  • etc.

Bon c'est bien joli tout ça mais j'ai pas de minuteur sous la main moi :-(

Ce n'est pas grave : il existe une multitude de solutions possibles :

  • s'acheter un minuteur mécanique en forme de tomate, afin de rester au plus près de la philosophie initiale du créateur de la méthode
  • utiliser le minuteur de son téléphone portable
  • utiliser une application qui fait le travail

C'est cette dernière option que nous allons creuser un peu ici. J'en ai testé quelques unes avant de tomber sur ma préférée.

Il s'agit de Productivity Challenge Timer oui je sais cela fait un peu pompeux, mais c'est rudement bien fait et de plus, le développeur a de l'humour à revendre :-)

Vous la trouverez sur le Google Play.

Avec la version gratuite, vous pouvez créer jusqu'à 4 projets différents sur lesquels vous pourrez associer vos séances de 25 minutes.

Il y a un peu de gamification afin de vous motiver à travailler toujours plus.

L'application dispose également d'une pléthore d'options pour la configurer selon vos souhaits.

La version gratuite vous impose (pendant quelques secondes à peine) des publicités lors des pauses. Mais pour commencer et tester elle est largement suffisante.

Pour résumer la règle #03 : maîtriser le temps pour améliorer ses performances, se chronométrer

Voilà ce sera tout pour aujourd'hui, vous êtes à présent équipé pour faire face à vos lourdes responsabilités. Nous verrons dans le prochain épisode d'autres astuces pour vous aider à encore mieux optimiser votre emploi du temps.

N'hésitez pas à commenter cet article et à donner vos astuces et outils que vous utilisez au quotidien pour optimiser votre temps de travail.

See you !

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